こんにちは。熊澤会計事務所の熊澤斉です。


今日からプロ野球日本シリーズが開幕します。私の予想は、願望も含めて4勝1敗でジャイアンツが優勝。


MVPには私の大学の後輩である阿部慎之助選手か亀井義行選手。
もちろんお二人とは面識はありませんが(苦笑)


それと何かと話題になっている返済猶予制度ですが、30日に「中小企業金融円滑化法案」として閣議決定されました。貸付条件変更に銀行ができるだけ応じるという「努力義務」という現実的な形に落ち着いたのではないでしょうか。


当事務所では本年12月に関与先様や提携企業様などを対象にセミナーを開催する予定です。詳細が決まり次第、皆様にアナウンスしたいと思いますが、今回のセミナーは横浜銀行様をお呼びして、この「返済猶予制度」についてのお話しをして頂くよう考えております。会場は、昨年のセミナー同様、積水ハウス町田支店様をお借りすることになると思います。宜しくお願いします。


さて、今回の熊澤会計ウイークリーは、当事務所が実際に取り組んでいる「業務効率化とペーパーレス化」についてお話ししたいと思います。


●業務効率化


@モバイルパソコン


当事務所では、監査担当者全員がこれまで使用していたA4サイズのノートパソコンをやめて、軽量なモバイルパソコンに切り替えました。東芝のdynabookを使っておりますが、とにかく軽量です。外出時にカバンに入れてもその重さは全く気になりません。


また、モバイルデータ通信も契約しておりますので、外出先からインターネットにアクセスしたり、メールの送受信をしたり、さらに事務所のサーバーに保存されている会計データやエクセル等で作成したファイルにもアクセスすることが可能になりました。バッテリーもフルに使用しても3時間くらいもちます。


モバイルパソコンの導入により、紙ベースの書類を持ち出すことが少なくなったので外出時の手荷物が減りました。紙って結構重いですからね。ただ、モバイルパソコンは価格が高いです・・・。


Aディスプレイ


上記のモバイルパソコンとは別に、スタッフ全員の席にディスプレイを設置しております。つまり2画面でパソコン作業を行うのです。イメージ的には、パソコンの画面を横に広げているという感じでしょうか。


このディスプレイ設置により、たとえば、一方のディスプレイに会計ソフトのデータを開き、他方のディスプレイでそのデータを見ながらエクセル等の表を作成することが可能となります。



また、一方のディスプレイでAというエクセルデータを開き、他方のディスプレイでBというエクセルデータを開くこともできます。つまり、2つのエクセルを同時に開いて作業することができるわけです。



今までパソコンで何か作業するときは、同時にいろんなソフトを開き、作業ごとに使用するソフトを開いたり隠したりしていましたが、その煩わしさがなくなり、かなり業務効率が向上しました。しかもこのディスプレイ、HP製なのですが価格が1万円!当事務所の関与先様から購入しました。


●ペーパーレス化


@ファックスの送受信


当事務所では、富士ゼロックス製の複合機(コピー、ファックス、スキャン、プリンター機能が搭載されたもの)を使用しておりますが、この複合機はネットワーク対応もしているので、ファックスの送受信は各自のパソコンから行うことができ、紙を使用しないでファックスの送受信を行うことができます。


つまりどういうことかというと、ファックスを送信する時は、各自のパソコンで送信する書類を作成し、宛先を選択して、パソコンの画面上の送信ボタンを押すと相手方にファックスが流れます。紙は一切使用しません。


また逆に、ファックスを受信する時は、相手方がファックスを送ってくると文書がいったん複合機に蓄積され、各自がパソコンからこの蓄積されている文書を取りに行きます。お客様からのファックスで必要であれば印刷しますが、広告や営業のファックスは見るだけで印刷はしません。


こういうファックスって一日に何件も送られてきますよね?これが全部紙で出力されると、紙代、プリンタートナー代、複合機のカウンター料等無駄な経費が増えるだけです。


A事務所保存書類のペーパーレス化


つい最近まで、税務署や役所に提出した関与先の申告書および賃金台帳は、作業終了後に全て印刷してファイルに保存し、関与先ごとにロッカーに保管しておりました。


これをやめて、紙で保存ではなくサーバーに電子保存しようと今月の所内ミーティングで決まりました。これによるメリットは以下の通りです。


(1)紙代、プリンタトナー代を抑えられる。
(2)紙による保管がなくなるので、事務所の省スペース化が図れる。
(3)関与先訪問時には、サーバーに保存されているデータを各自のパソコンに落として持って行くことになるので、紙で保存していたファイルをわざわざ持ち出す必要がなくなる。


また上記@とAを行うにあたって、富士ゼロックス製のDocuWorks(ドキュワークス)というソフトを使っています。このDocuWorksは「まるで紙を扱うような感覚で電子の文書を管理編集できる」が売りのソフトで非常に重宝しております。


2ディスプレイやペーパーレスは時代の流れといえばそれまでですが、上記でお話ししたように様々なメリットがあるので、みなさまの会社でも実践してみてはいかがでしょうか?ペーパーレスは結果としてエコにも繋がりますしね。


モバイルパソコン、ディスプレイ、複合機、DocuWorksなどなど・・・購入するとかなりの費用がかかりますが、それ以上のメリットを享受することができるはずです。


熊澤 斉